Ocaliliśmy 38 tys. zł na karach dla firmy transportowej
Klient z okolic Swarzędza otrzymał nakaz zapłaty za brak ewidencji odpadów. W ciągu 11 dni roboczych uporządkowaliśmy dokumentację i wykazaliśmy błąd w wyliczeniach inspekcji. Kara została anulowana w całości, a firma wdrożyła stały system raportowania.
Firma transportowa ze Swarzędza stanęła przed widmem zapłaty 38 400 zł kary za błędy w systemie BDO. Właściciel, pan Marek, prowadzi bazę z 14 zestawami ciągników, gdzie przez 17 miesięcy nikt nie pilnował wpisów o zużytych olejach i filtrach. Sprawdzamy fakty i pokazujemy, jak odkręciliśmy tę sprawę w niecałe dwa tygodnie.
Wyzwanie
Głównym problemem był bałagan w papierach po poprzednim księgowym, który twierdził, że 'jakoś to będzie'. Podczas kontroli inspektorzy naliczyli brak 42 kart przekazania odpadów i uznali, że firma celowo omija przepisy o ochronie środowiska. Pan Marek dowiedział się o karze we wtorek rano i miał tylko 7 dni na złożenie wyjaśnień, zanim decyzja by się uprawomocniła.
Sytuację utrudniał fakt, że warsztat na bazie nie prowadził żadnej ewidencji ilościowej. Oleje były zlewane do zbiorników, ale nikt nie ważył ich przy odbiorze, bazując tylko na szacunkach 'na oko'. Dla urzędników to był sygnał do nałożenia maksymalnej stawki karnej, co realnie zagrażało płynności finansowej firmy w czwartym kwartale 2024 roku.
Podejście
Nasz 3-osobowy zespół wszedł do firmy 4 października 2024 roku. Zamiast pisać teoretyczne wywody, po prostu zakasaliśmy rękawy i przeszukaliśmy 3 archiwalne segregatory z fakturami zakupowymi. Szukaliśmy każdego dowodu na to, że odpady były faktycznie odbierane przez uprawnione podmioty, tylko nie zostały wbite w system cyfrowy.
Liczymy realne zyski i straty, więc skupiliśmy się na wykazaniu błędu proceduralnego inspekcji. Odkryliśmy, że urzędnicy podwójnie policzyli ten sam odbiór opon z maja 2023 roku, bo raz widniał na zleceniu, a drugi raz na fakturze korygującej. Prawo na chłopski rozum mówi jasno: nie można karać dwa razy za ten sam błąd. Przygotowaliśmy dokumentację naprawczą i korekty w BDO za cały okres 17 miesięcy.
Rozwiązanie
Przygotowaliśmy oficjalne odwołanie do Urzędu Marszałkowskiego, w którym punkt po punkcie wypisaliśmy błędy w protokole kontrolnym. Dołączyliśmy 19 odnalezionych potwierdzeń odbioru, które wcześniej uznano za zaginione. Udowodniliśmy, że 12 wpisów, których brak zarzucano firmie, dotyczyło odpadów, które przy tej skali działalności nie wymagają tak szczegółowej ewidencji, jakiej żądała inspekcja.
Dodatkowo wdrożyliśmy w Trans-Logistyka prosty system 'jednej kartki'. Teraz kierowca lub mechanik po każdej wymianie oleju wpisuje ilość do arkusza, który raz w tygodniu, w każdy piątek o 14:00, jest przepisywany do systemu BDO przez asystentkę biura. Bez owijania w bawełnę – to najprostsza metoda, by uniknąć kar w przyszłości bez wynajmowania drogich audytorów co miesiąc.
Rezultaty
Dzięki szybkiej reakcji i twardym dowodom z faktur, urząd przychylił się do naszych wyjaśnień. Kara została anulowana w pełnej kwocie, a firma uniknęła wpisania na listę recydywistów środowiskowych.
Harmonogram
-
4 października 2024Audyt dokumentacji w Swarzędzu i odnalezienie faktur.
-
7-9 października 2024Wyłapanie błędów inspekcji i przygotowanie korekt BDO.
-
14 października 2024Złożenie odwołania do Urzędu Marszałkowskiego.
-
28 października 2024Otrzymanie decyzji o umorzeniu postępowania karnego.
"Kiedy dostałem pismo z urzędu, byłem pewien, że będę musiał zamknąć warsztat. Animal Supremacy znalazło błędy w ich wyliczeniach w trzy dni. Prawo na chłopski rozum uratowało mi budżet."